1. Ambito dell'informativa
La presente informativa descrive come WELOYCASH tratta i dati personali nell'ambito dell'app WELOYCASH Azienda Partner e dei servizi collegati alla piattaforma WELOYCASH. L'app è destinata alle aziende partner aderenti allo Shopping Club WELOYCASH, ai loro legali rappresentanti, referenti, dipendenti o collaboratori autorizzati.
L'app consente, tra le altre funzionalità, l'accesso all'area azienda, la gestione di sedi e operatori, la registrazione di transazioni B2C e B2B, la consultazione di statistiche, la gestione di richieste e approvazioni, l'uso di QR code e la ricezione di notifiche operative.
Questa informativa integra le informazioni già rese nei contratti, nelle informative privacy e negli accordi di contitolarità sottoscritti tra WELOYCASH e le aziende partner.
2. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è WELOYCASH S.r.l., con sede legale in Via Emilia 168, 40068 San Lazzaro di Savena (BO), Italia, C.F. e P.IVA 04370661201.
Per richieste relative alla privacy e all'esercizio dei diritti è possibile scrivere a info@weloycash.com.
3. Categorie di dati trattati
Dati dell'azienda partner e dei referenti
- dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, e-mail e telefono;
- dati relativi al ruolo aziendale, ai poteri di rappresentanza e alle autorizzazioni operative;
- dati aziendali, fiscali, amministrativi e di fatturazione, inclusi ragione sociale, P.IVA, sedi e punti vendita;
- credenziali, token di sessione, lingua preferita e informazioni necessarie per l'autenticazione.
Dati dei clienti e delle transazioni
- dati identificativi o codici cliente, inclusi QR code o ID assegnati dalla piattaforma;
- nome, cognome, nickname, e-mail, telefono, indirizzo, codice fiscale e altri dati profilo quando disponibili e necessari alla funzionalità aziendale;
- importo, data, ora, stato, tipologia B2C/B2B, punto vendita, controparte, percentuali e importi di cashback;
- storico operazioni, approvazioni, note operative e dati necessari a verificare o contabilizzare le transazioni.
Dati tecnici e di utilizzo
- indirizzo IP, versione dell'app, sistema operativo, modello del dispositivo e log tecnici di sicurezza;
- token Firebase Cloud Messaging per l'invio di notifiche push su Android, se abilitate;
- dati diagnostici necessari a prevenire abusi, errori tecnici, accessi non autorizzati e malfunzionamenti.
Dati da servizi collegati
- dati dell'account Google, come identificativo e indirizzo e-mail, se l'utente sceglie l'accesso con Google su Android; questa modalità di accesso non è disponibile su iOS;
- dati contenuti nei QR code acquisiti tramite fotocamera per identificare cliente, azienda o operazione;
- comunicazioni inviate al supporto o alla rete commerciale WELOYCASH.
Posizione e immagini scelte dall'utente
- posizione corrente del dispositivo, richiesta solo dopo un'azione dell'utente per ordinare aziende o fornitori in base alla distanza;
- indirizzi delle sedi partner, elaborati separatamente mediante il servizio di geocodifica della piattaforma del dispositivo per ottenere le coordinate necessarie al calcolo delle distanze;
- immagine scelta volontariamente dalla galleria come logo della sede, caricata sui sistemi WELOYCASH e associata all'account aziendale e alla relativa sede.
L'app non è progettata per raccogliere categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR o dati giudiziari ai sensi dell'art. 10 GDPR. Gli utenti non devono inserire tali dati nei campi liberi o nelle comunicazioni di supporto, salvo richiesta espressa e motivata da obblighi di legge.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica | Esempi |
|---|---|---|
| Gestione del rapporto contrattuale e dell'accesso alla piattaforma | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali | creazione account, login, gestione azienda, sedi, operatori e permessi |
| Registrazione e gestione delle transazioni | Esecuzione del contratto, obblighi legali e, per alcune operazioni, contitolarità con l'azienda partner | calcolo cashback, conteggi, approvazioni, statistiche e compenso promozione |
| Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali | Obbligo legale | fatturazione, verifiche contabili, conservazione documentale |
| Sicurezza, prevenzione frodi e tutela dei diritti | Legittimo interesse di WELOYCASH | log tecnici, controlli accesso, gestione contestazioni e difesa in giudizio |
| Notifiche operative e comunicazioni di servizio | Esecuzione del contratto o legittimo interesse | avvisi su transazioni, richieste, approvazioni e aggiornamenti funzionali |
| Funzioni facoltative di prossimità e personalizzazione della sede | Esecuzione del contratto, su richiesta dell'utente | ordinamento per distanza e caricamento del logo scelto per una sede aziendale |
| Comunicazioni commerciali non strettamente operative | Consenso, quando richiesto dalla normativa applicabile | promozioni o iniziative ulteriori rispetto al servizio richiesto |
5. Permessi e funzionalità dell'app
- Internet: necessario per collegare l'app ai servizi WELOYCASH e sincronizzare account, transazioni, statistiche e notifiche.
- Fotocamera: usata per leggere QR code di clienti, aziende o operazioni. Il flusso video è utilizzato per la scansione e non viene archiviato come immagine dall'app, salvo i dati ricavati dal QR quando necessari alla transazione.
- Notifiche: usate per inviare avvisi operativi tramite Firebase Cloud Messaging su Android, solo se abilitate sul dispositivo. Nell'attuale versione iOS le notifiche Firebase non sono attive.
- Posizione: accesso facoltativo alla posizione mentre l'app è in uso, richiesto solo quando l'utente seleziona la funzione di ordinamento per distanza. Le coordinate correnti sono elaborate sul dispositivo esclusivamente per calcolare le distanze, non vengono inviate al backend WELOYCASH e non sono raccolte in background. Se il permesso viene negato, resta disponibile l'ordinamento senza distanza.
- Foto e galleria: accesso richiesto solo quando l'utente sceglie di selezionare un'immagine da usare come logo della sede. L'app riceve il solo file selezionato, lo ottimizza e lo carica sul backend WELOYCASH, dove viene associato all'account aziendale e alla relativa sede.
- Vibrazione: usata per confermare azioni o segnalare eventi dell'interfaccia.
La geocodifica degli indirizzi delle sedi partner è un'operazione distinta: l'indirizzo della sede può essere elaborato dal servizio di geocodifica fornito dalla piattaforma del dispositivo per ricavarne le coordinate. L'indirizzo non viene inviato insieme alla posizione corrente dell'utente.
L'app non accede alla rubrica personale senza un'azione volontaria dell'utente, non contiene SDK pubblicitari e non effettua tracking pubblicitario o tracciamento dell'utente tra app e siti di terze parti. Posizione e logo non sono usati per finalità pubblicitarie o di profilazione.
6. Comunicazione e condivisione dei dati
I dati possono essere trattati da personale WELOYCASH autorizzato e comunicati, nei limiti necessari alle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:
- fornitori IT, hosting provider, manutentori della piattaforma e servizi cloud;
- Google per l'accesso facoltativo con account Google e Firebase Cloud Messaging per le notifiche push, esclusivamente su Android; nell'attuale versione iOS queste funzioni Google/Firebase non sono attive;
- fornitori della piattaforma del dispositivo per la geocodifica degli indirizzi delle sedi partner, distinta dall'elaborazione locale della posizione corrente;
- fornitori di servizi e-mail, notifiche, assistenza tecnica e sicurezza;
- consulenti fiscali, contabili, legali, istituti di credito o soggetti coinvolti nei pagamenti;
- Sales Advisor incaricati da WELOYCASH, che operano secondo istruzioni e nei limiti del rapporto con WELOYCASH;
- aziende partner o controparti B2B, limitatamente ai dati necessari alla gestione delle transazioni e del cashback;
- autorità pubbliche, giudiziarie o amministrative, quando previsto dalla legge.
WELOYCASH non vende dati personali. I dati dei clienti persone fisiche sono messi a disposizione dell'azienda partner nei limiti necessari alla gestione del rapporto, delle transazioni e del programma cashback, secondo il principio di minimizzazione. Le aziende partner devono usare tali dati esclusivamente per le finalità previste dal contratto e dalla normativa applicabile.
La posizione corrente usata per il calcolo delle distanze non viene comunicata a WELOYCASH, a Google/Firebase o ad altri destinatari dall'app. Il logo scelto dall'utente viene invece trasmesso al backend WELOYCASH perché possa essere conservato e mostrato come immagine della sede interessata.
7. Ruoli privacy nelle transazioni
Per i dati dei referenti, dipendenti e legali rappresentanti delle aziende partner raccolti per la conclusione e la gestione del rapporto, WELOYCASH agisce come Titolare del trattamento. L'azienda partner resta titolare autonomo dei dati dei propri clienti trattati nel rapporto commerciale diretto.
Per specifiche operazioni di registrazione e trasmissione delle transazioni alla piattaforma WELOYCASH, finalizzate al calcolo e all'accredito del cashback, WELOYCASH e l'azienda partner possono agire come contitolari del trattamento ai sensi dell'art. 26 GDPR, secondo gli accordi sottoscritti tra le parti.
WELOYCASH è il punto di contatto per le richieste degli interessati relative ai trattamenti condivisi, fermo restando il diritto degli interessati di rivolgersi a ciascun contitolare.
8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
I dati transazionali della piattaforma sono conservati secondo le misure tecniche e organizzative adottate da WELOYCASH. Alcuni fornitori tecnologici, inclusi Google/Firebase per le sole funzioni Android descritte sopra, i fornitori dei servizi di piattaforma e altri servizi cloud o di supporto, possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi WELOYCASH adotta o richiede garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre misure previste dagli artt. 44-49 GDPR.
9. Periodi di conservazione
- I dati contrattuali, amministrativi, fiscali e transazionali sono conservati per la durata del rapporto e, dopo la cessazione, per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi di legge e alla tutela dei diritti, normalmente fino a 10 anni.
- I dati di account e accesso sono conservati finché l'account è attivo o per il tempo necessario alla gestione di sicurezza, audit, contestazioni o obblighi di legge.
- Su Android, i token di notifica push sono conservati finché l'utente mantiene attivo il servizio, effettua il logout o revoca le autorizzazioni dal dispositivo.
- La posizione corrente è mantenuta solo temporaneamente nell'app per il tempo necessario al calcolo e alla visualizzazione delle distanze e non viene conservata nel backend WELOYCASH.
- Il logo caricato è conservato finché necessario per rendere disponibile l'immagine della sede e per la gestione del rapporto, salvi gli ulteriori tempi tecnici o obblighi di legge applicabili.
- I log tecnici sono conservati per tempi proporzionati alle finalità di sicurezza, diagnosi e prevenzione abusi, salvo necessità di conservazione più lunga in caso di incidenti o contestazioni.
- I dati trattati sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca del consenso, salvo diverso obbligo di legge.
10. Sicurezza
WELOYCASH adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, incluse autenticazione, autorizzazioni per ruolo, canali di comunicazione protetti, limitazione degli accessi, log di sicurezza e procedure di gestione degli incidenti. L'app conserva il token di accesso in un'area sicura del dispositivo quando supportata dal sistema operativo.
Gli utenti aziendali devono proteggere le credenziali, i dispositivi e gli account usati per accedere alla piattaforma, evitando la condivisione delle credenziali con persone non autorizzate.
11. Diritti degli interessati
Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR, gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione al trattamento e revoca del consenso quando il trattamento si basa sul consenso.
Le richieste possono essere inviate a info@weloycash.com. WELOYCASH risponde nei termini di legge. L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali o di adire le sedi giudiziarie competenti.
12. Minori
L'app WELOYCASH Azienda Partner è destinata a operatori professionali e non è rivolta a minori. L'accesso è riservato a utenti autorizzati dall'azienda partner e da WELOYCASH.
13. Trasparenza per Google Play e App Store
Ai fini della sezione Sicurezza dei dati di Google Play, l'app può raccogliere o trattare le seguenti categorie di dati:
- dati personali e di contatto, come nome, cognome, e-mail, telefono e indirizzo;
- identificativi utente, codici cliente, codici azienda, token di sessione e token notifiche;
- dati finanziari o commerciali relativi a transazioni, importi, cashback, pagamenti e fatturazione;
- dati dell'azienda partner, sedi, ruoli, autorizzazioni e operatori;
- contenuti e dati acquisiti da QR code tramite fotocamera;
- foto scelta dall'utente come logo della sede e caricata sui sistemi WELOYCASH;
- posizione corrente usata facoltativamente e solo sul dispositivo per ordinare i risultati per distanza, senza invio al backend WELOYCASH;
- dati tecnici, diagnostici e di sicurezza dell'app.
I dati sono trattati per funzionalità dell'app, gestione account, sicurezza, conformità legale, comunicazioni operative, statistiche funzionali collegate al servizio e prevenzione frodi. I dati trasmessi sono protetti durante il trasferimento e sono condivisi solo con le categorie di destinatari indicate in questa informativa. L'app non usa i dati per tracking pubblicitario o tracciamento tra app e siti di terze parti.
14. Aggiornamenti dell'informativa
WELOYCASH può aggiornare questa informativa in caso di modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.